Basee 個人情報の取扱いについて

第1条（組織の名称）

組織の名称：ウルカ株式会社

第2条（個人情報に関する管理者の氏名、所属及び連絡先）

第3条（取得する情報）

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得することがあります。

1. 利用者情報：氏名、メールアドレス、電話番号、会社名、所属部署、役職その他利用登録に必要な情報
2. アカウント情報：ユーザーID、パスワード、認証情報等
3. 業務データ：見積情報、請求情報、経費情報、勤怠情報、プロジェクト情報その他本サービス上に入力・保存されるデータ
4. 技術情報：IPアドレス、Cookie、端末情報、ブラウザ情報、アクセスログ、利用履歴
5. 外部連携情報：外部サービスとの連携により取得する情報

第4条（利用目的）

当社は、取得した情報を以下の目的で利用します。

1. 本サービスの提供、運営、維持、改善のため
2. 利用者の認証および本人確認のため
3. 利用状況の分析およびサービス品質向上のため
4. 不正行為の防止、セキュリティ確保のため
5. 問い合わせ対応およびサポート提供のため
6. 重要なお知らせ、規約変更等の通知のため
7. 新機能、キャンペーン、関連サービスの案内のため

第5条（AI・OCR機能の利用）

1. 本サービスでは、機能提供のために外部のAIサービス（OpenAI等）を利用する場合があります。
2. 利用者が入力したデータの一部は、当該外部サービスに送信される場合があります。
3. 当該データは、当社および当該外部サービスにおいて、原則として機械学習のためには利用されません（ただし各サービス提供者の規約に従います）。
4. AIまたはOCRによる処理結果の正確性、完全性、有用性について、当社は保証するものではありません。

第5条の2（AIアシスタント接続）

1. 本サービスは、利用者が自ら選択した外部のAIアプリケーション（Claude、ChatGPT等。以下「AIアプリ」といいます。）と本サービスを接続する機能を提供します。本機能は、利用者が所属する組織の管理者が有効にした場合に限り利用できます。
2. 接続は、利用者が本サービスの同意画面で承認したときに成立し、接続の対象は利用者が同意画面で選択した組織に限られます。
3. 接続中、当社は、利用者の指示に基づくAIアプリからの要求に応じて、利用者の権限の範囲内にある情報（氏名・所属組織・役割、勤怠、休暇、経費、承認、取引先、見積、請求、プロジェクト等の業務データ）をAIアプリに送信します。給与に関する情報は送信しません。
4. AIアプリに送信された情報は、当該AIアプリの提供者の規約およびプライバシーポリシーに従って取り扱われます。
5. 利用者は、本サービスのマイページから自己の接続をいつでも取り消すことができます。組織の管理者は、設定画面から組織内の接続を取り消し、または本機能を無効にすることができます。取り消し後、AIアプリは本サービスの情報を取得できなくなります。

第6条（第三者提供）

当社は、次に掲げる場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供しません。

1. 利用者の同意がある場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体または財産の保護に必要であり、本人の同意取得が困難な場合
4. 公衆衛生の向上または児童の健全育成のため特に必要な場合
5. 国の機関等への協力が必要な場合

第7条（個人情報取扱いの委託）

当社は、事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

第8条（外部サービスの利用）

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の外部サービスを利用する場合があります。

• Amazon Web Services（インフラ提供）
• Slack
• OpenAI
• Stripe
• Google
• Anthropic

また、これらのサービスとの連携により、必要な範囲で情報が各提供事業者に送信されることがあります。

第9条（Cookieおよびアクセス解析）

1. 当社は、本サービスの利便性向上および利用状況の分析のため、Cookieおよび類似技術を使用します。
2. 当社は、アクセス解析ツールとしてGoogle Analyticsを利用することがあります。
3. これらにより収集される情報は匿名であり、個人を特定するものではありません。

第10条（保存期間）

当社は、個人情報およびアクセスログ等の情報について、利用目的の達成に必要な期間保存し、原則として1年間保存した後、適切な方法により削除または匿名化します。ただし、法令により保存期間が定められている場合はこれに従います。

第11条（安全管理措置）

当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。

1. アクセス制御および権限管理
2. 通信の暗号化（HTTPS等）
3. ログの監視および不正アクセス対策
4. 従業員に対する教育・監督
5. 委託先の適切な選定および監督

第12条（利用者の権利）

利用者は、当社に対し、自己の個人情報について以下の請求を行うことができます。

1. 開示請求
2. 訂正・追加・削除の請求
3. 利用停止または第三者提供停止の請求

これに対し、当社は、法令に基づき、適切かつ合理的な範囲で対応します。

第13条（法令遵守および改善）

当社は、個人情報保護法その他関連法令およびガイドラインを遵守するとともに、本ポリシーの内容を適宜見直し、その改善に努めます。

第14条（苦情および相談への対応）

当社は、個人情報の取扱いに関する苦情および相談について、迅速かつ適切に対応します。

第15条（個人情報の開示等の請求）

お客様が当社に対してご自身の個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示）に関して、当社「お問い合わせ窓口」に申し出ることができます。その際、当社はご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、下記の「お問い合わせ窓口」までお問い合わせください。

第16条（お問い合わせ窓口）

本ポリシーに関するお問い合わせは、以下の窓口までお願いいたします。

第17条（個人情報を提供されることの任意性について）

お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

第18条（ポリシーの変更）

1. 当社は、必要に応じて本ポリシーを変更することがあります。
2. 変更後の内容は、本サービス上に掲載した時点で効力を生じるものとします。